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In der ersten Phase eines Auftrages, der Analysephase, werden Informationen gesammelt, die zur Auftragsbearbeitung notwendig sind. Bei einem ersten Gespräch werden die Daten des Kunden in eine Kundenkartei aufgenommen. Das sind zum Beispiel:
Kundendaten
Wie z.B. Name des Gesprächspartners, Firma, Adresse, Telefon und Fax Nr. usw.
Kundenwünsche
Wie z.B. Service-Besuch, Planungsauftrag, Angebotswunsch usw.
Diese Daten sind sehr wichtig. Sie dienen der Zuordnung des Kunden und werden zum Eintrag in die Kundenkartei benötigt. Der Name des Kunden bzw. des Gesprächspartners ist als erstes zu notieren. So kann man ihn beim Namen nennen und bei Rückfragen sofort die entsprechende Person verlangen.
Die Karteikarte begleitet den gesamten Kundenauftrag. Durch das korrekte Ausfüllen dieser Karte kann man immer den aktuellen Stand des Auftrages erkennen.
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