Telefon-Management
Das Telefon ist häufig eine Störquelle und großer Zeitfresser in einem Unternehmen. Deshalb sollten Sie einige Punkte beachten, damit Ihnen Ihr Telefon nicht die wertvolle Arbeitszeit rauben kann:
- Nutzen Sie die modernen technischen Hilfsmittel (Wahlwiederholung, Anrufbeantworter, Nummernspeicher, ISDN, E-Mail, SMS etc.).
- Führen Sie sog. Sperrzeiten ein, in denen das Telefon von einem kompetenten Mitarbeiter/-in besetzt ist.
- Bereiten Sie Telefongespräche vor: Was will ich von meinem Gesprächspartner? Was will ich erreichen?
- Arbeiten Sie mit detaillierten Telefonnotizen, die Sie und Ihre Mitarbeiter konsequent und in allen Einzelheiten ausfüllen.
Sprechertext
Jedes Telefonat, das in Ihrem Unternehmen nicht sofort bearbeitet werden kann, muss akribisch dokumentiert werden. Dies erfolgt der Einfachheit halber mittels einer Telefonnotiz, die vollständig ausgefüllt alle wichtigen Informationen enthält und an die zuständige Person weitergeleitet wird. Allein mit diesen Tricks kann wertvolle Zeit gespart werden. Halten Sie sich daran und Ihr Telefon wird in Zukunft nicht mehr Ihr Feind sein!