Ein Auftraggeber kann auf verschiedene Arten Kontakt mit Ihnen aufnehmen: Über das Telefon, per E-Mail, mit einem Fax oder in einem Brief. Nicht immer verbirgt sich hinter einem ersten Kontakt auch gleich ein Auftrag - manchmal geht es eben auch "nur" um eine technische Anfrage oder die Bitte um Werbematerialen und Prospekte.

Konkreter wird es, wenn Sie aufgefordert werden, ein Angebot abzugeben oder schon beim ersten Telefonat deutlich wird, dass es um eine tatsächliche Beauftragung geht.

Der erste Eindruck, den der Auftraggeber hier von Ihrem Unternehmen gewinnt, ist entscheidend. Deshalb ist es wichtig, dass Sie am Telefon kompetent und freundlich auftreten, denn das ist Ihre Chance, den Auftraggeber von der Kompetenz Ihres Unternehmens zu überzeugen. Verläuft das Gespräch positiv, schafft das eine angenehme Stimmung und begünstigt die Abwicklung des sich anbahnenden Auftrags.

Die Informationen aus einem telefonischen Erstkontakt sollten Sie in einer Telefonnotiz oder gleich im Projektdatenblatt erfassen. Nur so verhindern Sie, dass wichtige Daten verloren gehen. Und: Ihre Kollegen wissen auch dann Bescheid, wenn Sie gerade nicht zur Verfügung stehen.