Beim innerbetrieblichen Auftrag handelt es sich um einen Auftrag, der intern im Unternehmen ausgelöst wird. Der Auftraggeber, ein Mitarbeiter oder eine Abteilung kommt also nicht wie der klassische Kunde von außen, sondern geht intern auf eine Abteilung oder einen Mitarbeiter zu. Dennoch gestalten sich die Prozesse zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ähnlich denen, die zwischen einem externen Kunden und einem ausführenden Betrieb üblich sind.

Der Auftraggeber kann auf verschiedene Arten Kontakt mit Ihnen aufnehmen: Über das Telefon, per E-Mail, oder mit einem Fax. Nicht immer verbirgt sich hinter einem ersten Kontakt auch gleich ein Auftrag - manchmal geht es eben auch "nur" um eine technische Anfrage.

Auch wenn es im innerbetrieblichen Auftrag nicht um den Kunden, sondern um einen Kollegen geht, ist auch hier der erste Eindruck, den Ihr Kollege von Ihrer Abteilung oder von Ihnen gewinnt, entscheidend. Deshalb ist es wichtig, dass Sie am Telefon kompetent und freundlich auftreten, denn das ist Ihre Chance, den Kollegen von Ihrer Kompetenz zu überzeugen. Verläuft das Gespräch positiv, schafft das eine angenehme Stimmung und begünstigt die Abwicklung des Auftrags.

Die Informationen aus einem telefonischen Erstkontakt sollten Sie gleich im Projektdatenblatt erfassen. Nur so verhindern Sie, dass wichtige Daten verloren gehen. Und: Die Kollegen in Ihrer Abteilung wissen auch dann Bescheid, wenn Sie gerade nicht zur Verfügung stehen.