Jeder Kundenauftrag beginnt in der Regel mit einer simulativen Kundenanfrage, z.B. mit einer kurzen Situationsbeschreibung, einem Kundengespräch, einer E-Mail oder einem Kundenfax – oder einer Kombination mehrerer Elemente. Diese informieren die Auszubildenden über das Problem bzw. die Anforderung des Kunden.

Im ersten Schritt geht es darum, alle relevanten Informationen zusammenzufassen und zu analysieren. Dafür wird zunächst eine Kundenkartei bzw. ein Projektdatenblatt angelegt, welche die Kundendaten (wie z. B. Name des Gesprächspartners, Firma, Adresse, Telefon und Fax Nr. usw.) beinhaltet und die Kundenwünsche kurz skizziert (wie z. B. Service-Besuch, Planungsauftrag, Angebotswunsch). Hierfür wird auf der Plattform ein interaktives Formular aufgerufen, das von den Auszubildenden auszufüllen ist.

Um eine Lösung für den Kunden planen zu können, benötigen die Auszubildenden meistens Pläne von den örtlichen Gegebenheiten bzw. von den aktuell installierten Systemen. In vielen Fällen kann der Kunde statt detaillierter Pläne nur Skizzen anbieten, auf deren Basis dann die neue Kundenlösung geplant wird. Sollen die Planungen auf der Basis von Skizzen aufgestellt werden, ist ein Vor-Ort-Termin in der Regel unumgänglich, um die tatsächlichen Rahmenbedingungen zu kennen und richtig "Maß zu nehmen".

Im Rahmen des Vor-Ort Termins beim Kunden werden die Auftragsdetails geklärt und damit auch die Machbarkeit geprüft. Vor Ort erhalten die Auszubildenden wichtige Hinweise, um die Kundenanforderungen zu spezifizieren.

Wesentliche Fakten werden im Anschluss im interaktiven Online-Besuchsbericht eingetragen bzw. im Projektdatenblatt ergänzt.