Die Kundenkartei begleitet idealerweise den gesamten Kundenauftrag. Sie wird immer wieder ergänzt, sobald sich am Auftragsstatus, am Kundenwunsch oder an den Kundendaten etwas ändert. Mit dem Ausfüllen der Kartei beginnen Sie bereits beim ersten Kontakt mit dem Kunden - sei es am Telefon oder per Mail.

Durch korrektes Ergänzen dieser Kartei können Sie immer den aktuellen Status des Auftrags erkennen.

Notieren Sie in jedem Fall als erstes den Namen des Kunden bzw. des Gesprächspartners. Das ist wichtig, wenn Sie mit dem Kunden in Kontakt treten, so können Sie den Kunden immer beim Namen nennen, was einfach zu einem professionellen Verhalten gegenüber dem Kunden dazugehört. Bei Rückfragen wissen Sie immer, an wen Sie sich wenden können.

Zusätzlich ist es wichtig, erste stichpunktartige Notizen zu machen über den Auftragsumfang oder den Beginn der Arbeiten. Notieren Sie hier auch eventuell auftretende Fragen zum Termin vor Ort.